瑞士新公司法已经于2023年1月1日生效。新法带来了许多变化。
董事会决议现在也可以通过电子方式通过。书面通告决议的相关规则也相应地有所调整。
董事会如何通过决议？
原则上，董事会应经实体或虚拟会议通过决议。这是为了确保董事尽职职责地对议程上的事项进行核实和讨论。根据“商业判断规则”，如果相关决定是合理的，基于充分的信息，并且其决策过程没有瑕疵，则一般不追究董事会的责任。
由于现实因素，可能没有条件召开会议。在这种情况下，之前的法律允许使用通告决议，即以书面形式同意提议。该等决议只有在没有成员要求就其进行口头辩论时方才有效。使用通告决议时，决策过程被缩短、信息基础受限，因为无需协商。基于商业判断规则，只有在决定明确并且举行（实体或虚拟）会议不可行的情况下，不进行口头辩论方才合适。
通告决议采用什么形式？
在通告决议中，投票以书面形式提交。根据瑞士法律，“书面形式”是指包含提案的文件必须由董事会成员本人亲笔签署或使用合格的电子签名签署。旧公司法不允许通过电子邮件表示同意。但其实在旧法框架下，一些决议已经完全通过电子方式通过——当然，这导致这些决议的有效性缺乏法律的确定性。
新公司法下有哪些变化？
随着新公司法在2023年1月1日生效，通告决议不再强制要求使用书面形式、也无需签名。决议也可以由董事会以电子方式通过，除非有相反的书面规定（例如，规定在组织规则中）。这意味着，新法条文现在涵盖了所有类型的董事会决议，这不但增加了可选做法，也提升了法律确定性。
因此，在实务中，自2023年1月1日起，董事会可以通过电子邮件、WhatsApp等社交软件或其他电子方式通过通告决议。无需书面签名。新的规定增加了灵活性，在紧急决议的情况下，可能尤为便利。
但是，电子决议仍然不得使用——如果需要将其作为证明文件提交至商业登记处。该等通告决议仍然需要董事会所有成员书面签署。
电子通告决议有什么风险？
新的灵活性带来了便利，也带有风险。虽然电子决议明确有效，但是从实务的角度来看，需要注意的问题是日后能否证实相关决议：
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例如，在社交软件上，在要求发表意见和表示同意的信息之间可能有其他信息，这些信息都是在同一个交流过程中发送的。可能它们的具体背景不同，或者有关信息通过添加条件或作出修改而对原来的文本进行了调整。那么，是否有同意的表示或者表示的同意具体指向什么内容可能并不清晰。
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电子邮件的证据价值相对要高一些，因为电子邮件是商业活动中常用的沟通方式，法院对其也比较熟悉。对于其他的电子形式，如果比较新、相对陌生，并且没有相关的法院实务，则核证方面更为困难。通常，其他的电子形式也不太方便导出和存档。因此，就电子决议而言，有时难以证明通告决议是否有效作出。
结语
电子决议给通过通告决议带来了便利。考虑到实务中的可证明性，一般来说，电子决议最好使用电子邮件通过。
和之前一样，通过电子邮件提出的决议申请必须经过仔细编辑、清晰明确。特别是，应可以清楚地识别为决议，并在电子邮件的正文中或附件中包含必要的信息。对决议的答复或同意应简短、明确并包含放弃口头审议的内容。尤其是，同意不应包含关于决议的任何问题或条件。如果有问题提出或有意作出修改，理论上应召开董事会会议。如果这不可行，则须发出修改后的提议，并对其无保留地予以批准。
董事会可以在组织规则中决定通过协议的相关细节。例如，可限制通过电子决议的方式仅为电子邮件，或要求通告决议必须使用传统的书面方式等等。
商业登记处仍然要求提交书面材料。
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作者: Benedict F. Christ，Carina Fröhli
