Die erfolgreiche Finanzierung eines Start-Ups setzt voraus, dass potenzielle Investorinnen und Investoren oder Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartner von dessen Investitionswürdigkeit überzeugt werden. Ein wichtiges Instrument hierfür ist der Due Diligence Prozess. Bei einer Due Diligence legt ein Unternehmen in einem (heutzutage praktisch ausschliesslich elektronischen) Datenraum alle relevanten Informationen und Dokumente offen. Während kleinere, mit dem Unternehmen bereits vertraute, Privatinvestoren darauf womöglich verzichten, bestehen strategische Investoren oder Venture-Capital-Fonds in der Regel auf eine solche Offenlegung. Typische Anlässe für eine Due Diligence sind Finanzierungsrunden, Kooperationen, Lizenzen, der Verkauf eines Start-ups (Exit) oder die Beantragung staatlicher Fördergelder.

Sinnvolle Datenraumgestaltung

Für Gründerinnen und Gründer kann die erstmalige Erstellung eines Datenraums eine erhebliche Herausforderung darstellen. Es ist daher entscheidend, sich frühzeitig mit dem eigenen Beratungsteam – wie Anwältinnen und Anwälte, Patentanwältinnen und Patentanwälte, Steuerberaterinnen und Steuerberater – abzustimmen. Ebenso empfiehlt es sich, bei der Gegenpartei zu erfragen, welche Bereiche sie prioritär prüfen möchte. Insbesondere bei Unternehmen, deren Geschäftsmodell massgeblich auf geistigem Eigentum und technologischen Entwicklungen beruht, werden potenzielle Investorinnen und Investoren zunächst die dem zugrundeliegenden Unterlagen sichten wollen. Sie müssen sich davon überzeugen, dass die Technologie, in die sie investieren sollen, auch tatsächlich hält, was sie verspricht. Je nach Arbeitsweise ist es möglich, dass sie schon zu Beginn eine Frageliste ("Request List") übermitteln, aus der hervorgeht, welche Themen sie einsehen möchten.

Nachgelagerte Prüfungen zu gesellschaftsrechtlichen, vertragsrechtlichen und steuerlichen Aspekten sind ebenfalls von Bedeutung, jedoch oftmals erst, wenn das Potential der Technologie zweifelsfrei feststeht.

Bei einer juristischen Due Diligence werden erfahrungsgemäss Unterlagen zu den nachstehenden Aspekten verlangt, wobei bei jährlich erstellten gesellschaftsrechtlichen und steuerrechtlichen Dokumenten üblicherweise die letzten drei bis fünf Jahre relevant sind:

• Unternehmen und Strategie: Pitch Deck, Business Plan, Vision, Geschäftsmodell, Sales- und Marketing-Strategie

• Gesellschaft und Organisation: Aktuelle gesellschaftsrechtliche Unterlagen wie Handelsregisterauszug, Statuten, Aktienregister, Aktienzertifikate, Aktienübertragungen seit Gründung (Title Chain), Gesellschafter- oder Aktionärbindungsvertrag, Verwaltungsratsprotokolle

• Fremdfinanzierung: Investorenliste, Cap Table, Liste und Konditionen von Wandeldarlehen

• Finanzen: Jahresrechnungen, Liquiditätsplanung, Revisionsstellenberichte

• Rechtliches und Verträge: Wichtige Kunden- und Partnerverträge, AGBs, Geheimhaltungsvereinbarungen, Datenschutzrichtlinien, Prozesse und Rechtsstreitigkeiten

• Produkt und Technologie: Produktbeschreibung, Patente und Lizenzen

• Team und HR: Organigramm, Gründer- und Mitarbeiterverträge, Beteiligungsprogramme (ESOP/VSOP), Personalvorsorge und Sozialversicherungen

• Immobilien: Mietverträge oder Informationen zu Grundstückeigentum

Je nach Komplexität werden im Laufe der Due Diligence mehrere schriftliche Frage- und Antwortrunden ("Q&A") zu den offengelegten Informationen ausgetauscht. Auch das Abhalten eines schriftlich protokollierten Telefongesprächs zur Erleichterung des Q&A Prozesses ist möglich. Eine gute Datenraumgestaltung hilft dabei, die Rückfragen gering zu halten und nachgelieferte Informationen leicht zugänglich zu machen.

Do's und Don't's

Ein virtueller Datenraum soll der Gegenpartei einen schnellen und präzisen Überblick über ein Start-up verschaffen. Willkürliches Hochladen aller potenziell wichtigen Dokumente auf eine beliebige Plattform genügt diesem Anspruch nicht. Eine wohlüberlegte Datenraumgestaltung ist daher unerlässlich: Sie spart der Gegenpartei Zeit, Geld und stärkt zugleich das Vertrauen in das Start-up.

Es empfiehlt sich, dass das Beratungsteam des Start-ups den Datenraum vor der Offenlegung an Dritte sorgfältig sichtet und ihn auf Übersichtlichkeit, Vollständigkeit und den Umfang der initialen Offenlegung prüft. Weiter ist es hilfreich, für den Datenraum einen professionellen Anbieter beizuziehen. Dabei muss nicht das teuerste Produkt gewählt werden, aber je nach Umfang der Offenlegungen unterstützt ein professioneller Anbieter zusammen mit dem bestehenden Beratungsteam dabei die Erstellung einer soliden Grundstruktur. Dies erhöht auf der Gegenseite auch das Vertrauen in die Professionalität des Start-ups, wenn auch formale Angelegenheiten mit grosser Sorgfalt geführt werden. Oftmals lässt sich auch die Verteilung von Zugangsberechtigungen für Drittpersonen einfacher verwalten und das eigene Computer- oder Ablagesystem der Gesellschaft wird vor Zugriffen Dritter besser abgeschirmt.

Do's

• Ordnerstruktur und Index: Ordner und Unterordner sollten thematisch erstellt werden. Zudem sollte ein Anbieter gewählt werden, bei dem der Index jederzeit als PDF oder Excel exportiert werden kann. Am effizientesten ist ein Index mit Direktlinks zu den Dokumenten.

• Korrekte und aufschlussreiche Bezeichnung der Dokumente: Es empfiehlt sich eine klare Beschriftung von Dokumenten, damit sich das Beratungsteam der Gegenpartei nicht wahllos durch Dokumente mit Namen wie "scan_2023-07-01" oder "Vertrag_v2_FINAL" klicken müssen. Besser sind Bezeichnungen wie "Lizenzvertrag mit Unternehmen XY" oder "Liquiditätsplan 2024-08-03". Auch alle späteren Änderungen eines Dokuments sollten in nachvollziehbarer Weise offengelegt werden (z.B. Mietvertrag vom [DATUM], Nachtrag 1 vom [DATUM], Nachtrag 2 vom [DATUM]).

• Klare Kennzeichnung von Aktualisierungen: Sehr wahrscheinlich wird der Datenraum im Laufe der Due Diligence aktualisiert werden müssen. Neue Offenlegungen sollten so gekennzeichnet werden, dass das Beratungsteam der Gegenpartei sofort weiss, welche Dokumente es noch sichten muss. Idealerweise verfügt der Datenraum über eine Funktion, die die Gegenpartei mittels automatischer Benachrichtigungen über Aktualisierungen informiert.

Don't's

• Willkürliche Dokumentenfreigabe: Einerseits sollten sensible Informationen (z.B. persönliche Angaben von Mitarbeitenden) und Geschäftsgeheimnisse geschwärzt werden. Andererseits sollte die Gegenpartei auch nicht mit irrelevanten Details überfrachtet werden. Zeitlich gestaffelte Offenlegungen, die schrittweise von den nicht vertraulichen zu den sehr vertraulichen Unterlagen führen, können helfen, die Offenlegungen gezielter zu steuern. Sofern mehrere Gegenparteien Zugriff erhalten, kann in der gestaffelten Offenlegung zudem sichergestellt werden, dass alle Parteien in gleicher Weise und zum gleichen Zeitpunkt Zugang zu den jeweiligen Informationen erhalten.

• Unkontrollierte Zugriffsrechte: Die Zugriffsberechtigung sollte auf klar definierte Personen und Zeiträume beschränkt werden. Insbesondere wenn eine Gegenpartei sich gegen eine Zusammenarbeit entschliesst, ist es wichtig, diese Zugänge umgehend zu löschen, um Datenverlust durch Offenlegung ausserhalb einer Vertraulichkeitsvereinbarung zu vermeiden.

• Schlechte Benutzererfahrung: Der Datenraum sollte einfach zu navigieren sein und über eine Suchfunktion verfügen. Relevante Informationen sollten mit wenigen Klicks auffindbar sein. Eine durchdachte Struktur, die bei Rückfragen einfach erweitert werden kann, hilft als Grundlage.

Letztlich ist ein Datenraum weit mehr als eine Dokumentensammlung und trägt in Transaktionsprozessen zum professionellen Auftritt des Start-ups bei. Es lohnt sich daher, sich frühzeitig mit dem eigenen Beratungsteam abzustimmen.

Weitere Blogs der Serie:

• Vom Konzept zur Realität: Ein praktischer Leitfaden zur Start-up-Gründung in der Schweiz (Nr. 1)
• So wächst mein Start-up: Erfolgreich finanzieren (Nr. 2)
• Der Aktionärbindungsvertrag im Start-up (Nr. 3)
• Best Co-Founders Forever? Anticipating Legal and Tax Considerations for Founders of Swiss Startups (Nr. 4)
• Vorzugsrechte für Start-up Investoren (Nr. 5)
• Übertragungsbeschränkungen im Aktionärbindungsvertrag eines Start-up (Nr. 6)
• Due Diligence: Sinnvolle Datenraumgestaltung (Nr. 7)
• Kommunikation mit Aktionärsgruppen am Beispiel der Finanzierungsrunde (Nr. 8)

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Autorin: Rahel Widmer