Aufgrund der COVID-19 Pandemie haben viele Arbeitgeber einen Grossteil ihrer Belegschaft ganz oder teilweise ins Homeoffice beordert. Erste Erfahrungen haben gezeigt: Homeoffice funktioniert und erfreut sich auch bei Arbeitnehmenden zunehmender Beliebtheit.
Viele Unternehmen überlegen sich oder sind bereits dazu übergegangen, Homeoffice als moderne und flexible Arbeitsform auch zukünftig teilweise oder ganz in den Arbeitsalltag zu integrieren. Arbeitnehmende sehen dabei Vorteile in der Reduktion von Pendelzeiten und Verpflegungskosten, aber auch vermehrter Freiheit hinsichtlich Zeit und Ort der Arbeitsleistung. Für Unternehmen können damit eine Steigerung der Zufriedenheit und Effizienz der Arbeitnehmenden verbunden sein. Mittelfristig erhoffen sie sich aber auch eine Senkung von Betriebskosten durch Abbau von Bürofläche oder Standorten.
Mit der Einführung regelmässiger oder dauerhafter Homeoffice-Arbeit stellt sich aber auch die Frage der Aufteilung der Kosten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmenden.
Die gesetzlichen Grundregeln
Grundsätzlich hat der Arbeitgeber den Arbeitnehmenden einen angemessenen Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen und hat der Arbeitnehmer seine Arbeit im Betrieb zu erfüllen. Ohne besondere Abrede darf der Arbeitgeber den Arbeitnehmer daher weder zu Homeoffice verpflichten noch darf der Arbeitnehmer eigenmächtig von zuhause aus arbeiten.
Nach dem Obligationenrecht (OR) hat im Regelfall der Arbeitgeber den Arbeitnehmer mit den Arbeitsgeräten und dem Material auszurüsten, die für die Ausführung der Arbeit benötigt werden. Die Parteien können jedoch eine abweichende Vereinbarung treffen. Es ist daher zulässig zu vereinbaren, dass der Arbeitnehmer die Arbeitsgeräte und das Material selbst zur Verfügung stellt, mit oder ohne Entschädigung durch den Arbeitgeber.
Zwingend ist dagegen die Pflicht des Arbeitgebers, dem Arbeitnehmer sämtliche Auslagen zu ersetzen, die dem Arbeitnehmer durch die Ausführung der Arbeit notwendigerweise entstehen. Dazu gehören bei der Arbeit ausserhalb des normalen Arbeitsortes auch allfällige Kosten für Unterhalt und Verpflegung. Dabei ist es mittels schriftlicher Vereinbarung immerhin zulässig, die Auslagenvergütung durch einen Pauschalbetrag (z.B. eine feste wöchentliche oder monatliche Vergütung) zu regeln, soweit dadurch die effektiven Kosten des Arbeitnehmers gedeckt werden.
Besonderheiten im Homeoffice
Muss ein Arbeitnehmer von daheim aus arbeiten, weil der Arbeitgeber ihm keinen (geeigneten) Arbeitsplatz zur Verfügung stellt, schuldet ihm der Arbeitgeber eine angemessene Entschädigung für das Bereitstellen und den Unterhalt des Heimarbeitsplatzes. Das Bundesgericht hat dies in einem Entscheid 4A_533/2018 vom 23. April 2019 bestätigt.
Soweit also Arbeitnehmende zu Homeoffice nicht nur berechtigt, sondern verpflichtet werden, haben sie Anspruch auf anteilige Beteiligung des Arbeitgebers an den Kosten für das Homeoffice (einschliesslich für Miete, Internet/Telekommunikation, Strom, Heizung etc.). Nicht als berufsnotwendige Auslagen gelten solche Kosten nur dann, wenn dem Arbeitnehmer im Betrieb grundsätzlich ein angemessener Arbeitsplatz zur Verfügung steht und Homeoffice freiwillig oder zumindest auch im eigenen Interesse geleistet wird.
Gesundheitsschutz und Ergonomie
Homeoffice bedingt ein hohes Mass an Eigenverantwortung der Arbeitnehmenden, auch in der aktiven Mitwirkung zur Wahrung des Gesundheitsschutzes. Der Arbeitgeber bleibt aber auch im Homeoffice dafür verantwortlich, die Arbeitnehmer zu informieren, die erforderlichen Massnahmen zu treffen und die Arbeitsabläufe so zu gestalten, dass eine Gesundheitsgefährdung und Überbeanspruchung des Arbeitnehmers vermieden werden können.
Im Vordergrund steht dabei meist die Einrichtung eines ergonomischen Heimarbeitsplatzes mit korrekter Sitzposition, Bildschirmanpassung und Beleuchtung, um bei stundenlanger Arbeit am Computer in gleicher oder ungünstiger Haltung Augenbeschwerden, Kopfschmerzen oder Beschwerden am Bewegungsapparat zu verhindern.
Empfehlungen für die Praxis
Soll Homeoffice unabhängig von COVID-19 eingeführt oder ausgedehnt werden, empfiehlt es sich, mit den Arbeitnehmenden eine ausdrückliche schriftliche Vereinbarung abzuschliessen.
Dabei sollten neben der Berechtigung (oder Verpflichtung) und dem Umfang der Homeoffice-Tätigkeit auch die Kostentragung ausdrücklich geregelt werden.
Viele Firmen stellen den Arbeitnehmern die technische Grundausrüstung (wie Laptop, Bildschirm, Zubehör etc.) zur Verfügung und/oder leisten einen Einmalbeitrag an die Kosten für die private Einrichtung eines ergonomischen Heimarbeitsplatzes (u.a. für einen höhenverstellbaren Bürostuhl).
Dies wird teilweise verbunden mit einer monatlichen Pauschale zur Beteiligung an den Unkosten der Arbeitnehmenden. Die allfällige Zahlung und Bemessung einer solchen Pauschale hängt dabei davon ab, ob der Arbeitnehmer grundsätzlich weiterhin über einen angemessenen Arbeitsplatz im Betrieb verfügt und zu Homeoffice nur berechtigt oder verpflichtet wird.
Bei Fragen zum Thema steht Ihnen unser Arbeitsrechtsteam jederzeit gerne zur Verfügung.
Autoren: Marc Ph. Prinz, Florian Schaub
