Stolperfallen für Arbeitgeber bei Homeoffice französischer Grenzgänger

6. November 2023

Stolperfallen für Arbeitgeber im Bereich der Steuern und der Sozialversicherung

Seit der Corona-Pandemie wünschen Arbeitnehmer vermehrt im Homeoffice zu arbeiten. Vor allem für Grenzgänger ist dies attraktiv. Für den Arbeitgeber wirft es jedoch zahlreiche Fragen auf. Im Juli 2023 wurden mit der Unterzeichnung eines neuen Zusatzabkommens zum Doppelbesteuerungsabkommen Schweiz – Frankreich sowie des Rahmenabkommens Sozialversicherung einige Fragen geklärt. Nachfolgender Artikel erklärt in kurzer Form, welche Regeln steuerlich und sozialversicherungsrechtlich neu gelten.

1. Steuern

a) Kantone Bern, Solothurn, Baselland, Basel-Stadt, Neuenburg, Jura, Waadt und Wallis

Das Einkommen eines echten, in Frankreich ansässigen Grenzgängers, der in BE, SO, BS, BL, NE, JU, VD oder VS arbeitet, unterliegt der Besteuerung in Frankreich. Die Schweiz erhebt keine Quellensteuer, sie erhält dafür von Frankreich einen Ausgleich von 4.5% der jährlichen an den Grenzgänger gezahlten Bruttovergütung[1].

Grenzgänger dürfen nach dem neuen Zusatzabkommen vom 27. Juni 2023 zum Doppelbesteuerungsabkommen Schweiz – Frankreich[2] bis zu 40% ihrer Tätigkeit im Homeoffice verbringen, ohne dass die Grenzgängereigenschaft entfällt und damit die Besteuerungsregeln ändern. Es wird immer noch das gesamte Einkommen in Frankreich besteuert.

Wird die 40%-Grenze überschritten, gilt der Arbeitnehmer ab dem ersten Homeoffice-Tag nicht mehr als Grenzgänger und sein Einkommen wird gemäss Art. 15 Abs. 1 des Doppelbesteuerungsabkommens CH – F am Arbeitsort besteuert. Dasjenige Einkommen, welches den physisch in der Schweiz gearbeiteten Tagen zugerechnet werden kann, unterliegt der Quellenbesteuerung in der Schweiz, dasjenige Einkommen, welches auf die Homeoffice-Tage entfällt, unterliegt der Besteuerung in Frankreich.

Noch komplizierter wird es, wenn der Arbeitnehmer Geschäftsreisen in Frankreich oder Drittländern unternimmt. Diese werden u.U. nämlich an die zulässigen Homeoffice-Tage angerechnet. In solchen Fällen ist zu empfehlen einen französischen Steuerberater beizuziehen.

Auch wenn unter dem neuen Zusatzabkommen das Besteuerungsrecht in Frankreich bleibt, entsteht grundsätzlich die Pflicht des Schweizer Arbeitgebers das auf die Homeoffice-Tage entfallende Einkommen in Frankreich zu deklarieren und darauf die französische Quellensteuer zu entrichten. Dies auch dann, wenn die 40%-Grenze nicht überschritten wird. Für die Deklaration und Entrichtung der Quellensteuer muss sich der Arbeitgeber in Frankreich registrieren. Das auf die Schweizer Arbeitstage entfallende Einkommen muss weiterhin der Arbeitnehmer in Frankreich deklarieren und die entsprechende französische Einkommenssteuer entrichten.

Das neue Zusatzabkommen sieht sodann vor, dass die Anzahl der im Homeoffice gearbeiteten Tage oder der entsprechende Prozentsatz den Steuerbehörden des Ansässigkeitsstaats des Arbeitnehmers gemeldet werden muss (automatischer Informationsaustausch). Da es sich um eine neue Regelung handelt, existiert für die Steuerperiode 2023 in den meisten Schweizer Kantonen noch keine Meldepflicht des Arbeitgebers gegenüber der kantonalen Steuerbehörde. Es ist aber zu erwarten, dass der Informationsaustausch in den nächsten ein bis zwei Jahren umgesetzt wird.

Damit der Arbeitgeber seinen Pflichten nachkommen kann, empfehlen wir folgendes:

• Arbeitgeber und Arbeitnehmer schliessen einen Zusatz zum Arbeitsvertrag, welcher festhält, dass Homeoffice nur bis zu 40% der jährlichen Arbeitszeit zulässig ist;
• Der Arbeitnehmer führt ein sog. Travel Diary, welches zeigt, an welchen Tagen im Jahr er im Homeoffice und an welchen er vor Ort beim Arbeitgeber arbeitete. Dieses stellt er dem Arbeitgeber nach Ablauf des Kalenderjahres zur Verfügung, damit Letzterer prüfen kann, ob die 40%-Grenze eingehalten wurde oder ob der Arbeitgeber nachträglich Schweizer Quellensteuer abrechnen muss. Muss Quellensteuer abgerechnet werden und ist der Arbeitnehmer nicht in der Lage, dem Arbeitgeber den entsprechenden Quellensteuerbetrag zurück zu überweisen, ist zu empfehlen, dass die geschuldete Quellensteuer vom nächsten Monatsgehalt in Abzug gebracht wird, um zu verhindern, dass eine Aufrechnung ins Hundert stattfindet.

b) Übrige Kantone (inkl. Kanton Genf)

Das Einkommen von Grenzgängern mit Wohnsitz in Frankreich, die in einem der übrigen Kantone (inkl. dem Kanton Genf) arbeiten, unterliegt der Steuerpflicht in der Schweiz. Das neue Zusatzabkommen ist auch auf diese Grenzgänger anwendbar; es führt dazu, dass auch bei Homeoffice von bis zu 40% das gesamte Salär der Schweizer Quellensteuer unterliegt.

Wird die 40%-Grenze überschritten, führt dies zur Besteuerung am Arbeitsort gemäss Art. 15 Abs. 1 Doppelbesteuerungsabkommen (vgl. Ziff. I.A. oben).

c) Steuerliche Betriebstätte in Frankreich

Die Arbeit im Homeoffice birgt je nach Häufigkeit der Tätigkeit im Homeoffice sowie den konkreten Pflichten und Befugnissen des Arbeitnehmers (z.B. Vollmacht für den Arbeitgeber Verträge zu abzuschliessen) das Risiko für den Schweizer Arbeitgeber in Frankreich eine steuerliche Betriebstätte zu begründen, die eine Steuerpflicht des Arbeitgebers in Frankreich auslöst. Auch hier ist der Beizug eines französischen Steuerberaters zu empfehlen.

2. Sozialversicherung

Das neue Rahmenabkommen[3], welches u.a. die Schweiz und Frankreich unterzeichnet haben, sieht vor, dass Homeoffice bis zu 49.9% möglich ist, ohne dass der Grenzgänger neu in seinem Wohnsitzstaat und nicht mehr im Ansässigkeitsstaat des Arbeitgebers sozialversicherungspflichtig ist. Solange der Arbeitnehmer somit die 40%-Grenze gemäss neuem Zusatzabkommen (siehe Ziff. I oben) einhält, bleibt er auch im Ansässigkeitsstaat des Arbeitgebers sozialversicherungspflichtig.

Das Rahmenabkommen lässt somit mehr Arbeit im Homeoffice zu, als die Verordnung 883/2004, welche vorsieht, dass bis zu 25% im Homeoffice gearbeitet werden darf.

Zu beachten ist, dass eine regelmässige Tätigkeit in einem anderen Staat als Frankreich oder der Schweiz oder eine selbständige Erwerbstätigkeit zum Ausschluss der Anwendbarkeit des Rahmenabkommens führt, sodass die 25%-Regel wiederum Anwendung findet.

Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen sodann, um den französischen Sozialversicherungsbehörden gegenüber die Schweizer Unterstellung nachweisen zu können, eine Bescheinigung A1 bei der zuständigen Schweizer Ausgleichskasse anfordern. Dies muss gemäss Rahmenabkommen grundsätzlich bis spätestens zum 30. Juni 2024 gemacht werden.

 

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[1] Art. 1 und 2 der Vereinbarung zwischen dem Schweizerischen Bundesrat und der Regierung der französischen Republik über die Besteuerung der Erwerbseinkünfte von Grenzgängern vom 11. April 1983.

[2] Zusatzabkommen zwischen der Schweizerischen Eidgenossenschaft und der Französischen Republik zur Änderung des geänderten Abkommens vom 9. September 1966 zwischen der Schweiz und Frankreich zur Vermeidung der Doppelbesteuerung auf dem Gebiet der Steuern vom Einkommen und vom Vermögen und zur Vermeidung von Steuerbetrug und Steuerflucht.

[3] Rahmenübereinkommen zur Anwendung des Artikels 16 Abs. 1 der Verordnung (EG) Nr. 883/2004 bei gewöhnlicher grenzüberschreitender Telearbeit, gültig ab 1. Juli 2023.

Autorin: Beatrice Leistner