Das neue Aktienrecht, welches am 1. Januar 2023 in Kraft tritt, bringt viele Neuerungen. In unserer aktuellen Blog-Serie stellen wir diese im Einzelnen vor.
Erweiterter Kreis der unterzeichnungsberechtigten Personen
Mit der Revision des Handelsregisterrechts per 1. Januar 2021 wurde der Kreis der zur Unterzeichnung von Handelsregisteranmeldungen berechtigten Personen erweitert: Während vor der Revision zwei Mitglieder des obersten Leitungs- oder Verwaltungsorgans einer Unternehmung oder ein Mitglied mit Einzelzeichnungsberechtigung die Handelsregisteranmeldungen unterzeichnen mussten, können nach neuem Recht eine oder mehrere für das Unternehmen zeichnungsberechtigte Personen gemäss ihrer Zeichnungsberechtigung oder eine bevollmächtigte Drittperson in den meisten Fällen die Anmeldung vornehmen. Obwohl diese Erleichterungen zu begrüssen sind, werden sie erst mit der Aktienrechtsrevision, die per 1. Januar 2023 in Kraft tritt und die Anwendungsfälle für den erweiterten Kreis der unterzeichnungsberechtigten Personen ausdehnt, ihre volle Wirkung entfalten.
Der vorliegende Beitrag widmet sich den Voraussetzungen einer Anmeldung durch eine bevollmächtigte Drittperson, insbesondere den Anforderungen an die Vollmacht. Als bevollmächtigte Drittpersonen kommen insbesondere Treuhänder und Treuhänderinnen, Anwälte und Anwältinnen sowie Notare und Notarinnen in Frage. So kann ab dem 1. Januar 2023 beispielsweise die Notarin, welche eine Kapitalerhöhung beurkundet hat, mit der Anmeldung beauftragt werden, oder ein Anwalt kann bevollmächtigt werden, Personalmutationen einer Unternehmung beim Handelsregister anzumelden.
Anforderungen an die Vollmacht
Das Schweizerische Obligationenrecht sieht für die Vollmacht keine besondere Form vor. Sie muss dem Grundsatz nach nicht schriftlich und somit nicht mit einer eigenhändigen Unterschrift versehen sein. Eine Vollmacht könnte demnach auch als PDF mittels einer elektronischen Unterschrift erteilt werden. Jedoch ist für die Vollmacht betreffend Handelsregisteranmeldungen zu beachten, dass das zuständige Handelsregisteramt die Unterschriften auf der Vollmacht mit den bei ihm hinterlegten handschriftlichen Unterschriften der Vollmachtgeber vergleicht (vgl. unten). Somit braucht es faktisch eine handschriftlich unterschriebene Vollmacht.
Weiter muss die Vollmacht von einem oder mehreren Mitgliedern des obersten Leitungsorgans gemäss deren Zeichnungsberechtigung unterschrieben werden, so dass eine "Vollunterschrift" zustande kommt. Die Vollmacht kann also beispielsweise von einem Mitglied mit Einzelunterschrift oder von zwei Mitgliedern mit Kollektivunterschrift zu zweien unterzeichnet werden. Die Unterschriften der Mitglieder des obersten Leitungsorgans (die Vollmachtgeber) müssen – im Vergleich etwa zum deutschen Recht – nicht beglaubigt werden, weil diese bereits anlässlich der Eintragung der Vollmachtgeber im Handelsregister als Verwaltungsräte (bei einer Aktiengesellschaft oder Genossenschaft) oder Geschäftsführer (bei einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung) beglaubigt worden sind und die Echtheit der Unterschriften auf der Vollmacht durch Vergleich mit der hinterlegten Unterschrift geprüft wird. Ebenso wenig muss die Unterschrift der bevollmächtigten Person auf der Handelsregisteranmeldung beglaubigt werden. Die bevollmächtigte Person legitimiert sich durch Vorweisung der Vollmacht. Das Handelsregisteramt kann aber bei Zweifeln an der Echtheit der Unterschriften eine Beglaubigung verlangen.
Die Vollmacht muss als separates Dokument ausgestaltet und darf nicht in den Statuten oder in einem Protokoll integriert sein. Demnach wäre es unzulässig, wenn der Notarin bei einer Kapitalerhöhung die Vollmacht im Rahmen des öffentlich beurkundeten Feststellungsbeschlusses erteilt wird. Inhaltlich muss aus der Vollmacht hervorgehen, dass die bevollmächtigte Person befugt ist, das Unternehmen in Handelsregistersachen zu vertreten.
Beilage der Vollmacht
Die Vollmacht muss der Handelsregisteranmeldung beigelegt werden. Dabei reicht gemäss den Ausführungen des Eidgenössischen Amtes für das Handelsregister (EHRA) eine Kopie. Das Original muss nicht eingereicht werden. Allerdings muss mit jeder Handelsregisteranmeldung erneut eine Kopie der Vollmacht eingereicht werden, auch wenn sie bereits bei einer früheren Anmeldung beigelegt wurde. Bei der Handelsregisteranmeldung ist deshalb zwingend darauf zu achten, dass eine befristete Vollmacht noch gültig ist, sofern die Vollmacht nicht ohnehin bis zu deren Widerruf gilt. Als Beilage zur Handelsregisteranmeldung unterliegt die Vollmacht dem Öffentlichkeitsprinzip und kann somit durch jeden kostenlos im Internetportal des jeweiligen Handelsregisteramtes eingesehen werden. Deshalb ist unter Umständen darauf zu achten, dass sich die Vollmacht nur auf Handelsregistersachen bezieht, damit andere Befugnisse der bevollmächtigten Person nicht öffentlich werden.
Fazit
Die dargelegte Neuerung im Handelsregisterrecht kombiniert mit den per 1. Januar 2023 in Kraft tretenden Vereinfachungen bei der Handelsregisteranmeldung (vgl. Blog Nr. 17) eröffnet dem obersten Leitungsorgan einer Unternehmung neue Möglichkeiten, um die Anmeldungen zu delegieren und dadurch für eine administrative Entlastung zu sorgen. Die Bevollmächtigung eines Dritten ist eine brauchbare Alternative zur Anmeldung durch eine für das Unternehmen zeichnungsberechtigte Person, insbesondere, wenn eine Vielzahl von Zeichnungsberechtigten im Ausland Wohnsitz haben oder bei immer wiederkehrenden Anmeldungen, beispielsweise bei häufigen Personalmutationen.
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Weitere Artikel der Serie:
- Neues Aktienrecht: Neues Aktienrecht tritt am 1. Januar 2023 in Kraft (Nr. 1)
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- Neues Aktienrecht: Das Kapitalband (Nr. 3)
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- Neues Aktienrecht: Aktienkapital in Fremdwährung (Nr. 11)
- Neues Aktienrecht: Vereinfachte Regeln zu den Reserven (Nr. 12)
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- Neues Aktienrecht: Steuerrechtlich relevante Änderungen (Nr. 14)
- Neues Aktienrecht: Auskunfts- und Einsichtsrecht sowie Sonderuntersuchung (Nr. 15)
- Neues Aktienrecht: Statutarische Schiedsklausel (Nr. 16)
- Neues Aktienrecht: Vereinfachung der Unterzeichnung von Handelsregisteranmeldungen (Nr. 17)
- Neues Aktienrecht: Der Verwaltungsrat (Nr. 18)
- Neues Aktienrecht: Der Zirkularbeschluss des Verwaltungsrats (Nr. 19)
Autor: Christoph A. Enz
