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Kategorien: Gesellschafts - und Handelsrecht, Notariat, Blog
Das neue Aktienrecht, das am 1. Januar 2023 in Kraft tritt, bringt viele Neuerungen. In unserer aktuellen Blog-Serie stellen wir diese im Einzelnen vor.
Neu können Beschlüsse des Verwaltungsrats auch in elektronischer Form gefasst werden. Die bestehenden Regeln zum schriftlichen Zirkularbeschluss wurden entsprechend ergänzt.
Grundsätzlich sollen Beschlüsse des Verwaltungsrats im Rahmen einer Sitzung gefasst werden. Damit soll eine pflichtgemässe Prüfung und Beratung der Verhandlungsgegenstände gewährleistet werden. Normalerweise trifft den Verwaltungsrat gemäss der sogenannten Business Judgment Rule keine Haftung, wenn ein Entscheid vertretbar ist, ihm eine angemessene Informationsbasis zugrunde liegt und der Entscheid auf einem einwandfreien Entscheidprozess beruht.
Manchmal ist es aus praktischen Gründen nicht möglich, eine Sitzung abzuhalten. Für diesen Fall lässt auch das bisherige Recht den Zirkularbeschluss zu, das heisst die schriftliche Zustimmung zu einem gestellten Antrag. Gültig ist ein solcher Beschluss nur, wenn kein Mitglied die mündliche Beratung verlangt. Beim Zirkularbeschluss wird der Entscheidprozess verkürzt und die Informationsbasis mangels Beratung eingeschränkt. Aufgrund der Business Judgment Rule sollte darum auf eine mündliche Beratung nur verzichtet werden, wenn eine Entscheidung eindeutig ist und eine Sitzung – physisch oder virtuell - nicht möglich ist.
Die Stimmabgabe beim Zirkularbeschluss hat schriftlich zu erfolgen. Schriftlich bedeutet unter Schweizer Recht, dass das Dokument mit dem ausformulierten Antrag von den Mitgliedern des Verwaltungsrats eigenhändig zu unterzeichnen oder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen ist. Eine Zustimmung per E-Mail ist somit unter dem alten Aktienrecht nicht vorgesehen. Trotzdem wurden Beschlüsse zum Teil schon unter dem alten Aktienrecht rein elektronisch gefasst. Das führt jedoch zu Rechtsunsicherheit, weil deren Gültigkeit unsicher ist.
Neu ist die Schriftform für Zirkularbeschlüsse nicht mehr zwingend. Der Verwaltungsrat darf ab dem 1. Januar 2023 Beschlüsse auch auf elektronischem Weg fassen. Eine Unterschrift ist für solche Beschlüsse ausdrücklich nicht mehr erforderlich. Vorbehalten bleibt eine anderslautende, schriftliche Festlegung des Verwaltungsrats (beispielsweise im Organisationsreglement), die diese Möglichkeit einschränkt. Damit ergeben sich nun alle Arten der Beschlussfassung des Verwaltungsrat aus dem Gesetzestext, was den Handlungsspielraum vergrössert und gleichzeitig die Rechtssicherheit verbessert.
In der Praxis kann also der Verwaltungsrat ab dem 1. Januar 2023 Zirkularbeschlüsse per E-Mail, Messenger Apps wie WhatsApp oder auf anderen elektronischen Wegen fassen. Eine schriftliche Unterzeichnung ist nicht mehr erforderlich. Die neue Regelung vergrössert die Flexibilität und kann insbesondere im Falle einer dringenden Beschlussfassung von Vorteil sein.
Weiterhin ungeeignet ist die elektronische Beschlussfassung für Beschlüsse, die als Belege dem Handelsregister einzureichen sind. Solche Zirkularbeschlüsse sind weiterhin von allen Verwaltungsräten schriftlich zu unterzeichnen.
Die neue Flexibilität ist eine Chance, birgt aber auch Risiken: Elektronische Beschlüsse sind zwar gültig. Die praktische Frage ist jedoch, ob die Beschlussfassung später auch bewiesen werden kann.
Die elektronische Beschlussfassung erleichtert Zirkularbeschlüsse. Aufgrund der praktischen Beweisfragen empfiehlt es sich, elektronische Beschlüsse grundsätzlich per E-Mail zu fassen.
Auch Anträge für Beschlüsse per E-Mail sind wie bisher sorgfältig und eindeutig zu redigieren. Namentlich sollen diese klar als Beschlüsse erkennbar sein und die notwendige Informationsbasis im Text bzw. als Beilage enthalten. Die Antwort bzw. Zustimmung zum Beschluss muss kurz und eindeutig sein und den Verzicht auf mündliche Beratung enthalten. Insbesondere sollte die Zustimmung keine Fragen oder Bedingungen zum Beschluss enthalten. Stellen sich Fragen oder besteht der Wunsch zur Modifikation, so sollte idealerweise eine mündliche Beratung erfolgen. Geht das nicht, dann müsste ein neuer modifizierter Antrag verschickt werden, dem dann ohne Vorbehalt zuzustimmen wäre.
Der Verwaltungsrat kann Einzelheiten zur Beschlussfassung im Organisationsreglement regeln. Dort kann er zum Beispiel die elektronische Beschlussfassung auf E-Mails einschränken oder auch den Zirkularbeschluss auf die traditionelle schriftliche Form beschränken.
Bei der Einreichung von Belegen betreffend Handelsregister-Anmeldungen verlangen Handelsregisterämter weiterhin die Schriftform.
Bei weiteren Fragen, ebenso wie für eine vertiefte Beratung, stehen Ihnen Ihre Ansprechpartner bei VISCHER und das Team Gesellschafts- und Handelsrecht gerne zur Verfügung.
Autoren: Dr. Benedict F. Christ, Dr. Carina Fröhli
Rechtsanwalt
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