Digitale Arbeitszeiterfassung: Regulatorische Anforderungen und neue Erfassungsmethoden

28. März 2017

Digital Business Law Bites # 28

Mit der Reihe "Digital Business Law Bites" geben wir einen kleinen Einblick in die Fülle unserer Erfahrungen und Klientenprojekte rund um digitale Geschäftsprozesse.

Seit dem 1. Januar 2016 gelten für Schweizer Unternehmen die angepassten Bestimmungen zur ­Arbeitszeiterfassung. Obwohl das SECO mit den Änderungen zwei Ausnahmen zur Arbeitszeiterfassungspflicht eingeführt hat, bleibt die strikte Pflicht zur Arbeitszeiterfassung für die Mehrheit der Unternehmen bestehen.

Was wird von den Schweizer Unternehmen genau erwartet? Inwiefern können die gesetzlichen Anforderungen mit neuen technischen Möglichkeiten zur Arbeitszeiterfassung erfüllt werden? Und inwiefern wird der Arbeitgeber bei der Zeiterfassung durch das Datenschutzrecht des Arbeitnehmers eingeschränkt?

Gesetzliche Anforderungen an die ­Arbeitszeiterfassung

Unter dem Begriff Arbeitszeit wird jene Zeit verstanden, während welcher der Arbeitnehmende sich zur Verfügung des Arbeitgebers halten muss. Gemäss Arbeitsgesetz und der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz hat der Arbeitgeber grundsätzlich von allen Arbeitnehmenden die Arbeitszeit so zu erfassen, dass er jederzeit Rechenschaft darüber ablegen kann, wie viel Arbeit jeder Arbeitnehmende täglich und wöchentlich wann geleistet hat.  Aufzuzeichnen sind der Arbeitsanfang und das -ende, aber auch geleistete Überstunden, Ruhe­tage sowie die täglichen Pausen von mindestens 30 Minuten.

Vom Grundsatz der Zeiterfassung ausgenommen sind nur jene Mitarbeitenden, welche entweder vom Arbeitsgesetz nicht erfasst werden oder welche ein Jahressalär von mindestens 120 000 CHF erhalten und über 50 % ihrer Arbeitszeit frei ver­fügen können (also während dieser Zeit keine Pflichtanwesenheit haben), sofern dies in einem Gesamtarbeitsvertrag entsprechend geregelt ist. Weiter kann mit der Arbeitnehmervertretung einer Branche vereinbart werden, dass für Mitarbeitende, welche über mindestens 25 % ihrer Arbeitszeit autonom verfügen können, die vereinfachte Arbeitszeiterfassung eingeführt wird. Diese Mitarbeitenden müssen demnach nur noch die Gesamtdauer ihrer täglich geleisteten Arbeitszeit erfassen.

Diese Ausnahmen von der strikten Pflicht zur Arbeitszeiterfassung finden aufgrund der zahlreichen Voraussetzungen in der Praxis jedoch nur auf eine kleine Anzahl von Arbeitnehmenden Anwendung. Laut Bundesratsschätzung dürften weniger als 10 % der Arbeitnehmenden die Auflagen tatsächlich erfüllen. Für den Grossteil der Unternehmen bleibt somit der Grundsatz der Pflicht der Arbeitszeiterfassung bestehen. Es muss davon ausgegangen werden, dass die Einhaltung der Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeiten künftig vermehrt geprüft werden wird.

Neue technische Möglichkeiten und die ­klassische Stempeluhr

Wie die Arbeitszeit durch die Unternehmen erfasst wird, ist den einzelnen Betrieben überlassen. Die Erfassung ist für ein Unternehmen oft mit erheblichem Aufwand verbunden. Eine Erfassung von Hand oder mittels der klassischen Stempeluhr ist heute mit den vermehrt flexibleren Arbeitsmodellen nicht mehr vereinbar. Unternehmen sind deshalb auf der Suche nach geeigneten technischen Möglichkeiten, welche diesen Prozess automatisieren oder zumindest vereinfachen.

Heute sind bereits verschiedene Produkte erhältlich, welche eine digitale Zeiterfassung ermöglichen und eine auf das jeweilige Arbeitsmodell angepasste Lösung bieten. Mittels Software wie bspw. TimeTac können Mitarbeitende die Arbeitszeit via PC oder Mobile-App jederzeit und überall per Mausklick live aufzeichnen. Der Mitarbeitende kann jederzeit sein persönliches Zeitkonto einsehen und die erfassten Stunden überprüfen. Eine ähnliche Dienstleistung bietet auch die Firma Xmatik an, wobei der Kunde hier zwischen manueller und automatisierter Zeiterfassung auswählen kann. Auch für Aussendienstmitarbeitende gibt es spezialisierte Produkte auf dem Markt. Die Firma TomTom bietet unter dem Namen Webfleet ein Zusatzangebot für das Navigationssystem an, womit der Standort von Mitarbeitenden unterwegs geortet und gleichzeitig ihre Arbeitszeit erfasst werden kann. Dank des Ortungsdienstes können zurückgelegte Kilometer ähnlich wie in einem Fahrtenbuch erfasst werden, was ein effizientes Flottenmanagement ermöglicht. Mittels Knopfdruck kann der Benutzer zudem zwischen den Modi «privat» und «geschäftlich» umschalten. Eine flexible und einfache Benutzung unterwegs verspricht auch die Anwendung LogMyTime.

Diese zahlreichen Angebote auf dem Markt illustrieren das grosse Bedürfnis, die regulatorischen Bestimmungen mittels technischer Möglichkeiten effizient umzusetzen. Zu beachten ist in jedem Fall: Auch wenn der Arbeitgeber die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung auf die Arbeitnehmenden überträgt, bleibt die Verantwortung beim Arbeitgeber. Die korrekte Umsetzung ist deshalb vom Arbeitgeber laufend zu überprüfen und in einem Reglement zu regeln.

Keine Überwachung des Arbeitnehmenden – worauf beim Einsatz technischer Möglich­keiten zu achten ist

Die Aufzeichnungen der geleisteten Arbeitszeit von Mitarbeitenden stellen Personendaten im Sinne des Datenschutzgesetzes dar. Das Datenschutzrecht beschränkt deshalb die Sammlung und Verarbeitung von Zutritts- und Logdaten mittels technischer Anwendungen: Der Arbeitnehmende muss transparent darüber informiert sein, welche Daten von ihm wie aufgezeichnet werden. Eine ständige, aktive und flächendeckende Überwachung der Arbeitnehmenden wäre offensichtlich unverhältnismässig. Daten dürfen aufgrund des Zweckbindungsprinzips deshalb auch nur zu dem Zweck verwendet werden, für welchen sie gesammelt wurden. Gesetzlich geschützt und damit zulässig ist die Bearbeitung von Daten, soweit sie die Eignung des Arbeitnehmenden für seine Aufgabe betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsvertrages erforderlich sind. Die erfassten Daten sind grundsätzlich vertraulicher Natur. Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass diese richtig und aktuell sind und nur soweit erforderlich Dritten zugänglich gemacht werden. Die gewählte Anwendung sollte deshalb sicherstellen, dass Privat- und Arbeitszeit technisch klar auseinandergehalten werden können und keine Daten in der Privatzeit des Arbeitnehmenden erfasst werden. Schliesslich sollte die Speicherung der Daten auf einen sinnvollen Zeitrahmen begrenzt werden.

Volle Fahrt voraus in die digitale Arbeits­zeiterfassung

Ein breites Angebot technischer Anwendungen verspricht, die gesetzlich vorgeschriebene Erfassung von Arbeitszeit zu vereinfachen. Während das Arbeitsrecht eine möglichst detaillierte und genaue Arbeitszeiterfassung fordert, wird das Sammeln und Verarbeiten dieser Daten durch das Datenschutzrecht begrenzt. In der Praxis ist es deshalb wichtig, ein Auge auf mögliche Probleme zu haben. Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmenden zwingend über die Datenerfassung informieren und die zur Zeiterfassung gesammelten Daten dürfen nur zum vereinbarten Zweck verwendet werden. Eine aktive und breite Überwachung des Mitarbeitenden mittels elektronischen Stempel- oder Ortungsdiensten ist jedenfalls dann verboten, wenn sie durch den Verwendungszweck nicht mehr gerechtfertigt werden kann.

Autorin: Nicole Brauchli-Jageneau