Die Angemessenheit genehmigter Pauschalspesen ist nicht gerichtlich überprüfbar

20. Juni 2023

Die Angemessenheit genehmigter Pauschalspesen ist nicht gerichtlich überprüfbar und damit auch für andere Kantone verbindlich.

Erfolgt die pauschale Spesenvergütung in Anwendung eines von der Steuerbehörde genehmigten Spesenreglements, darf die Angemessenheit zwischen den erhobenen Pauschalspesen und den tatsächlich getätigten Spesen nicht überprüft werden. Dies gilt selbst dann, wenn das Spesenreglement von einer Steuerbehörde eines anderen Kantons genehmigt worden ist. Dies hat das Bundesgericht mit Urteil vom 14. Oktober 2022 entschieden (2C_804/2021).

Das Urteil basiert auf folgendem Sachverhalt: A. war wohnhaft im Kanton Waadt und bei einer im Kanton Genf ansässigen Gesellschaft angestellt. Aufgrund eines vom Kanton Genf genehmigten Spesenreglements wurde A. eine jährliche Pauschalentschädigung von CHF 18 000 für die Nutzung eines Privatfahrzeuges zu beruflichen Zwecken gewährt. Die Steuerverwaltung des Kantons Waadt besteuerte die Pauschalentschädigung von CHF 18 000 teilweise als Einkommen. Das Kantonsgericht des Kantons Waadt stellte in der dagegen erhobenen Beschwerde fest, dass die jährliche Pauschale von CHF 18 000 kein steuerbares Einkommen darstelle. Dagegen erhob die Steuerverwaltung des Kantons Waadt Beschwerde beim Bundesgericht und machte geltend, dass eine genehmigte Spesenregelung wie ein Steuerruling zu behandeln sei, welches die Steuerbehörde nur dann binde, wenn der damit antizipierte Sachverhalt demjenigen entspricht, der später Gegenstand der Veranlagung ist.

Das Bundesgericht hält in einem ersten Schritt fest, dass eine Rückerstattung der im Zusammenhang mit Geschäftsfahrten entstandenen Kosten kein Einkommen aus unselbständiger Erwerbstätigkeit darstellt, da keine Zunahme des Nettovermögens vorliegt. Übersteigt die Kostenerstattung die tatsächlichen Aufwendungen, so ist der übersteigende Teil dagegen als steuerbares Nebeneinkommen zu betrachten. Dies ist jedoch dann nicht der Fall, wenn die pauschale Spesenvergütung in Anwendung eines von einer Steuerbehörde genehmigten Spesenreglements erfolgt. Dann ist gemäss Bundesgericht von der Angemessenheit zwischen den erhobenen Pauschalspesen und den tatsächlich entstandenen Kosten auszugehen. Die Frage der Angemessenheit zwischen den erhobenen Pauschalspesen und den tatsächlich vom Arbeitnehmer getätigten Kosten stellt sich in diesen Fällen nicht, da diese im Voraus zwischen dem Arbeitgeber und der Steuerverwaltung geregelt wurde. Bei der Veranlagung des Arbeitnehmers kann die Steuerbehörde daher nicht die Angemessenheit prüfen, sondern nur, ob die ausbezahlten Spesen dem im Spesenreglement vorgesehenen Betrag der Pauschalspesen entspricht. Dies gilt – als Anwendungsfall des Grundsatzes von Treu und Glauben – auch dann, wenn die Veranlagungsbehörde nicht diejenige ist, die das Spesenreglement genehmigt hat. Das Bundesgericht kommt deshalb zum Schluss, dass die Beschwerdeführerin bzw. der Kanton Waadt an das durch den Kanton Genf genehmigte Spesenreglement gebunden ist und die waadtländische Steuerverwaltung lediglich überprüfen darf, ob die Pauschalentschädigung mit dem Spesenreglement übereinstimmt.

Abschliessend hält das Bundesgericht fest, dass die Genehmigung eines Pauschalspesenreglements ihren Nutzen verlieren würde, wenn die Veranlagungsbehörde im Nachhinein von Fall zu Fall die Angemessenheit einer pauschalen Kostenerstattung überprüfen kann, obwohl zuvor von der zuständigen Steuerbehörde bereits genehmigt wurde, dass der Arbeitnehmer nicht die Effektivität der Kosten nachweisen muss.

Damit stellt das Bundesgericht klar, dass genehmigte Spesenreglemente als rechtsverbindliche Auskunft und nicht bloss als administrative Entlastungen zu sehen sind. Wir begrüssen das Urteil des höchsten Gerichts. Damit verstösst die teilweise leider noch immer herrschende kantonale Praxis, wonach gewisse kantonale Steuerverwaltungen ausserkantonal genehmigte Spesenreglemente nicht akzeptieren, sofern sie nicht der kantonalen Praxis entsprechen (z. B. Urteil des Steuergerichts vom Kanton Solothurn vom 28. September 2015, welches bereits im Blogbeitrag vom 11. Juni 2019 [Quellensteuerpflicht ausländischer VR neu auch bei Bezahlung der Vergütung an Dritte - 15. August 2022 - VISCHER] kritisiert wurde) nun gegen bundesgerichtliche Rechtsprechung.

Bei Fragen und für weiterführende Hinweise stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.