Nouveau droit des sociétés : Demande d'inscription au registre du commerce par un tiers autorisé (no. 20)

9 décembre 2022

Le nouveau droit des sociétés, qui est entré en vigueur le 1^er janvier 2023, apporte de nombreux changements. Dans cet article de notre série de blogs sur le nouveau droit des sociétés, nous revenons sur la possibilité offerte désormais à des tiers de signer certaines réquisitions d’inscription au registre du commerce sur la base d’une procuration.

Cercle élargi des personnes autorisées à signer

La révision du droit relatif au registre du commerce entrée en vigueur le 1^er janvier 2021 avait déjà élargi le cercle des personnes habilitées à signer les réquisitions d'inscription au registre du commerce dans une certain nombre de cas : avant la révision, deux membres de l'organe suprême de direction ou d'administration d'une entreprise avec signature collective - ou un membre disposant d'un droit de signature individuelle - devaient nécessairement signer les réquisitions d'inscription au registre du commerce ; la modification de 2021 autorisait une ou plusieurs personnes habilitées à signer pour l'entreprise, quelle que soit leur fonction, ou à un tiers autorisé par procuration, à le faire dans un certain nombre de cas. Avec la révision du droit de la société anonyme entrée en vigueur le 1^er janvier 2023, les cas d’application sont désormais étendus.

Ce blog traite des conditions de la réquisition par un tiers autorisé, en particulier des exigences relatives à la procuration. Les tiers mandatés peuvent être notamment des fiduciaires, des avocats ou des notaires. Ainsi, depuis le 1^er janvier 2023, le notaire qui a authentifié une augmentation de capital peut signer la réquisition finale au registre du  commerce, ou un avocat peut être autorisé à soumettre au registre du commerce les changements de membres au sein d'une société.

Exigences relatives à la procuration

De manière générale, le Code des obligations suisse ne prévoit pas de forme particulière pour la procuration. Elle n’a pas besoin d’être écrite et ne doit donc pas être munie d'une signature manuscrite. Par conséquent, elle peut aussi être donnée au moyen d'une simple signature électronique, dans un format PDF.

Cela dit, pour ce qui touche aux procurations autorisant un tiers à signer une réquisition d’inscription au registre du commerce, il faut tenir compte du fait que le registre du commerce compétent procède à une comparaison entre la ou les signatures apposées sur la procuration et celles du mandant déposées au registre du commerce (voir ci-dessous). Par conséquent, cette voie nécessite de facto la production d’une procuration signée à la main par le ou les représentants autorisés du mandant.

Par ailleurs, la procuration doit être signée conformément aux pouvoirs de signature prévus pour les représentants autorisés. Ainsi, selon les cas, la procuration doit donc être signée par un membre avec une signature individuelle ou par deux membres avec une signature collective à deux. Les signatures des membres de l'organe suprême de direction (y compris les fondés de pouvoir) n'ont pas besoin d'être certifiées - contrairement au droit allemand par exemple – puisqu’elles ont déjà été certifiées lors de l'inscription des signataires autorisés au registre du commerce. De même, la signature du tiers autorisé à signer la réquisition d'inscription au registre du commerce ne doit pas être certifiée ; celui-ci se légitime en présentant la procuration uniquement. Le registre du commerce peut toutefois exiger une légalisation en cas de doute sur l'authenticité d’une signature.

La procuration doit faire l’objet d’un document distinct ; elle ne peut pas être intégrée dans les statuts ou dans un procès-verbal. Il n’est pas possible que procuration soit donnée au notaire dans la décision du conseil d'administration sur la mise en œuvre de l'augmentation de capital. En ce qui concerne le contenu de la procuration, il doit être clair que le tiers est autorisé à représenter la société en matière de registre du commerce.

Annexe à la réquisition

La procuration doit être jointe à la réquisition d'inscription au registre du commerce. Selon l'Office fédéral du registre du commerce (OFRC), une copie suffit ; il n'est pas nécessaire de fournir l'original. Toutefois, une copie de la procuration doit être jointe à chaque réquisition d'inscription au registre du commerce, même si elle a déjà été jointe à une réquisition précédente. Lors de la réquisition d'inscription au registre du commerce, il est donc impératif de s'assurer qu'une procuration limitée dans le temps reste valable à chaque dépôt, à moins que la procuration ne soit de toute façon valable jusqu'à sa révocation. A noter enfin qu’en tant que pièce jointe à la réquisition d'inscription au registre du commerce, la procuration est soumise au principe de publicité et peut donc être consultée gratuitement auprès du registre du commerce concerné. Il est donc nécessaire de veiller à ce que le contenu de la procuration soit limité aux questions relatives au registre du commerce, afin que les autres pouvoirs de la personne autorisée ne soient pas rendus publics.

Conclusion

Cet élargissement, ainsi que les autres nouveautés concernant les interactions avec les registres du commerce entrées en vigueur au 1^er janvier 2023 (voir blog n° 17), offrent aux organes des sociétés suisses divers outils pour alléger la charge administrative du suivi corporatif. C’est dans ce contexte que s’inscrit la possibilité offerte à un tiers de déposer une réquisition d’inscription au nom et pour le compte d’une société suisse.  C’est une simplification bienvenue lorsqu’un grand nombre de signataires autorisés résident à l'étranger ou si la société fait l’objet d’inscriptions récurrentes, par exemple en cas de mutations fréquentes au sein des membres dirigeants de la société.  

Votre équipe VISCHER se tient à votre disposition pour répondre à vos questions.

Autres articles de la série:

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• Le nouveau droit suisse des sociétés – Décisions importantes (no. 5)
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• Nouveau droit des sociétés : Capital-actions en monnaie étrangère (no. 11)
• Nouveau droit des sociétés : Règles simplifiées sur les réserves (no. 12)
• Nouveau droit des sociétés: Représentation des actionnaires (no. 13) 
• Nouveau droit des sociétés : Modifications pertinentes en matière de fiscalité (no. 14)
• Nouveau droit des sociétés : Droit aux renseignements, à la consultation et à l'institution d'un examen spécial (no. 15)
• Nouveau droit des sociétés : Clause d'arbitrage statutaire (no. 16)
• Nouveau droit des sociétés : Allégements de la signature des réquisitions d'inscription au registre du commerce (no. 17)
• Conseil d'administration : aspects choisis du nouveau droit de la société anonyme (no. 18)
• Nouveau droit des sociétés : La décision par voie circulaire du conseil d'administration (no. 19)

Personnes de contact: Damien Conus (Genève), Lukas Züst, Thomas Steiner-Krizaj, Peter Kühn (Zurich)

Autor: Christoph A. Enz

Traduction: Damien Conus et Roksolana De Lucia