Conclure des contrats en situation de télétravail – un aide-mémoire

Les contraintes imposées par la lutte contre le COVID-19 exigent des entreprises un haut niveau de flexibilité et de créativité : Comme de nombreux employés travaillent à domicile, les habitudes de travail sont remplacées par de nouveaux processus. Il en va de même pour les relations contractuelles qui, en raison de la situation actuelle, doivent être adaptées aux nouvelles circonstances. Ainsi, de nombreux contrats exigent que toute modification de leurs termes et conditions soit convenue par écrit, ce qui implique nécessairement d'obtenir la signature légalement valable des représentants autorisés des entreprises contractantes. A cet égard, la modification d'un tel contrat, en particulier la collecte des signatures nécessaires, deviennent un véritable défi en situation de télétravail. La liste suivante énumère ce qui peut être fait ou doit être pour que ce défi puisse être maîtrisé plus efficacement.

Conseillé: Définir à l'avance ses propres exigences formelles pour les nouveaux contrats

Même s'il est d'usage de conclure les principaux contrats en les soumettant à la forme écrite et d'exiger que toute modification de leurs termes et conditions se fasse sous la même forme, la loi n'exige formellement la forme écrite que pour certains d'entre eux (par exemple, les contrats de crédit à la consommation). Dans la plupart des cas, les parties sont libres de conclure des contrats de manière (plus) informelle et de définir leurs propres exigences formelles. Par exemple, un contrat peut définir que la condition de forme pour conclure ou modifier le contrat est une signature enregistrée à l'aide d'un stylet sur une tablette électronique, avec remise ultérieure à l'autre partie d'une copie de ce contrat par courrier électronique.

Déconseillé : Assouplir les exigences formelles de manière informelle

Si un contrat prévoit que les modifications du contrat doivent être faites par écrit, la forme écrite est considérée être celle prévue par la loi (art. 13 s. CO: signature personnelle). Ainsi, si les parties conviennent par e-mail d'autoriser que de futures modifications futures du contrat puissent être faites par e-mail, cela sera généralement sans effet juridique contraignant.

En principe, le contournement de la signature manuscrite par d'autres moyens (par exemple en insérant une signature préalablement scannée) n'est pas non plus conforme aux exigences de la forme écrite légale. Toutefois, la doctrine actuelle tend à admettre que la signature d'une copie de contrat et l'envoi d'une copie électronique du document à l'autre partie puissent satisfaire à l'exigence légale de la forme écrite. Contrairement à la doctrine dominante, le Tribunal fédéral reste strict à cet égard. Dans un arrêt assez récent, il a précisé que les documents non originaux ne contiennent que des représentations picturales et qu'il n'existe pas de méthodes suffisamment fiables pour prouver que la signature qui y figure a été reproduite telle quelle et intégralement (décision 9C_634/2014 du 31 août 2015, C 6.1.2).

Conseillé : Signer un accord pour réduire les exigences formelles existantes

Si les parties souhaitent poursuivre à l'avenir leur coopération principalement sous forme numérique, bien qu'elles aient précédemment signé leurs contrats par écrit, elles peuvent le déclarer par écrit et définir dans cette déclaration les exigences formelles avec lesquelles elles souhaitent conclure et modifier les contrats à l'avenir (ou seulement temporairement).

Déconseillé : négliger les formalités de résiliation (et autres déclarations à délai de rigueur qui sont effectives dès leur réception par l'autre partie)

Lors de la résiliation de contrats, la date d'expédition (ou de réception, selon les cas) de la lettre de résiliation à l'autre partie est généralement d'une importance décisive, notamment lorsque l'envoi doit avoir lieu – ou doit avoir été reçu - avant une échéance ou dans un délai défini. Pour la distribution postale par courrier recommandé, la jurisprudence a établi des règles claires quant au moment où, par exemple, une lettre recommandée est réputée avoir été distribuée, même si elle n'a pas été retirée par le destinataire. De telles règles n'existent pas encore pour la distribution électronique. Il est donc recommandé d'envoyer les lettres de résiliation (et les autres déclarations à délai critique qui prennent effet dès leur réception par l'autre partie) soit avec un délai suffisant et de demander un accusé de réception, soit, si celui-ci n'est pas fourni ou s'il n'y a pas assez de temps, d'envoyer la déclaration à l'autre partie par courrier recommandé traditionnel.

Conseillé : Mettre en place un système de signature électronique qualifié

L'assouplissement des exigences formelles permet un traitement plus efficace des contrats. Toutefois, il entraîne implicitement la perte d'un avantage important de la forme écrite, à savoir la reconnaissance d'une dette contenue dans un document signé, qui constitue ce que l'on appelle un titre de mainlevée judiciaire. Ces titres de mainlevée permettent au créancier d'engager directement une procédure de recouvrement de créances en levant, de manière provisoire, l'opposition qui serait faite par le débiteur au commandement de payer (art. 82 LP). Si une entreprise ne souhaite pas renoncer à ce privilège dans les transactions commerciales numériques, cela ne peut être rendu possible qu'en mettant en place un système permettant de générer des signatures électroniques qualifiées avec horodatage électronique qualifié (art. 14 al. 2bis CO). Le maniement technique de telles solutions reste toutefois lourd. Le Conseil fédéral a décidé toutefois d'un assouplissement temporaire au 1er avril 2020 pour la création d'un certificat. La procédure d'identification des requérants peut désormais se faire également par transmission vidéo.

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Auteurs: Elias Mühlemann, Damien Conus

Catégorie: Digital Business Law Bites